庫房改革規范化

公司從2008年第三季度開始推行“企業資源管理系統”(以下簡稱系統),力求提升企業資源有效合理利用,庫房管理列入該系統范圍,庫房改革也隨之啟動。 

2009年初系統上線,經過初期的測試、調整完善至2009年3月,庫房管理工作正式使用該系統。 

2009年10月成立了昆山物流中心,實行統籌批量備貨,更趨于合理的調配庫存,形成了以昆山倉為主,北京倉和廣州倉為附助的倉庫布局。 

庫房管理是提高工作效率,降低生產成本的重要環節,保證供貨和服務質量的重要工作。我們將庫管管理的重點放在以下四點: 

一、保證庫存充足和穩定

 核算安全庫存量,每月定時補充耗材庫存;備件部分備貨。 

二、加強庫房物品的監管

 保證物品數量正確:堅持盤點制度,做到每月一盤點,基本實現了帳物相符。 

加強對物品質量的監管:庫存物品,在進庫之前,必須進行檢查,保證名稱、規格與質量一致。對于出現問題的物料,要及時退回,通知廠商退換。 

三、 強化服務意識,保證出貨的及時性

提高庫管的思想意識,認識到“庫房對一線的服務質量直接關系到對用戶的服務質量,把服務好客戶作為目標”。并將這種認識主動貫穿于日常工作當中,做到出貨的及時。 

每月考核庫管的 “按時出貨效率”(見附件1)并制訂了相關獎懲制度,將保證出貨列為庫管的工作重點。 

附件1:按期交貨率核算基準

品牌 分類 出貨(百星有貨) 采購(供應商有貨 采購(供應商缺貨)
OCE 單頁紙備件 2工作日 5工作日 10工作日
單頁紙耗材 2工作日 5工作日 10工作日
連續紙備件 2工作日 10工作日 20工作日
連續紙耗材 2工作日 30工作日 40工作日
PSI 備件 2工作日 10工作日 -
耗材 2工作日 40工作日 -

* 客戶另行商定交貨期的除外 

 

四、加強學習,掌握各項工作流程,不斷熟悉本職工作要求庫管熟練掌握庫房管理的各項工作的操作流程,使每一項工作,都能按照制定的規章制度進行。 保證出貨是庫管的工作重點,下面將出貨的完整流程詳細介紹如下:

 

1.用戶向客服800訂購→2.客服800填寫系統銷售訂單→3.庫管備貨,完成系統交貨單并出貨→4.客戶收貨驗收后將體現貨物狀況的“收貨清單”傳真反饋至公司總部

 

具體執行說明: 

1)接受訂單 

申請人(包括工程師和800)填寫B1《銷售訂單》(見附件2),經客服總監核準生成正式《銷售訂單》?!斷鄱┑ァ釩返奈锪媳嗪藕褪?,出貨地和希望交貨時間,和準確的收貨人信息。正式《銷售訂單》自動通知出貨地庫管。 

 

1)檢查庫存

  A)若有庫存,安排發貨;

  B)若無庫存,在B1中發缺貨消息通知物流主任,物流主任發采購消息通知采購執行采購流程,并同時將消息通知申請人; 

 

2)交貨作業調度

   A)庫管接到《銷售訂單》,緊急訂單應立即處理(并將處理方案通知相關人同);普通訂單在2日內完成出貨。 

  B)交貨時間盡量配合申請人的要求,如無法滿足,應在第一時間告知申請人,并預估可能交貨的時間。 

 

3)交貨作業過程 

   A)備貨:庫管將要出貨物取出,逐一掃描條碼后,放在打包區;在系統中將《銷售訂單》按照實際出貨數量填寫《交貨單》,并填寫詳細運輸信息,包括承運公司、查詢電話、運單號;定期追蹤發貨的到達時間,并將簽收時間補充進交貨單相應欄位。 

  B)將與《交貨單》對應的《收貨清單》(附件3)打印,與實際出貨核對無誤后,加蓋庫管專用章與貨物一起打包,每筆出貨物必須附帶《收貨清單》供客戶收貨清點及確認。

   C) 打包要求包裝堅固,貨物防潮、防重壓。在外包裝上貼有 “小心輕放”“向上”“嚴禁重壓”等提醒在運輸中注意搬運安全的標簽并將“收貨清單”固定在外包裝的顯要位置,便于客戶收貨時核對驗貨。 

  D) 更新當日“出貨詳細記錄”于每天下午15:00前郵件通知相關人員,以便于向保險公司投保。 

 

5)緊急出貨作業 

  A)申請人由于特殊原因不能填寫系統《銷售訂單》的,以郵件方式通知出貨地庫管、物流主任、客服總監。 

  B)出貨地庫管收到郵件并與相關領導確認后,盡快安排發貨,并在申請人補填《銷售訂單》后當日完成B1系統交貨。 

  C)庫管每周將未簽核的緊急《銷售訂單》匯總提報物流主任和客服總監,追蹤申請人盡速完成簽核。超過三筆,可申請暫停執行緊急出貨程序。 

庫房管理經過一系列規范化改革,工作效率得到提高,庫房管理人員更加認真負責、忠于職守,嚴格執行工作規范,為公司一線部門和客戶做好服務,使客戶使用滿意度得到日益提高。

Canon Avision Océ 中國郵政 EMS RSD